Vertrouwenspersonen

Protocol vertrouwenspersoon

1. Bepalingen
   De vertrouwenspersoon moet onafhankelijk van Sliedrecht Sport kunnen handelen.
   De vertrouwenspersoon heeft absolute geheimhoudingsplicht.
   De vertrouwenspersoon verricht zijn of haar taken alleen en uitsluitend op uitdrukkelijke wens en met toestemming van een Sliedrecht Sport lid of ander persoon in een relatie tot Sliedrecht Sport.
   De vertrouwenspersoon kan het bestuur gevraagd of ongevraagd adviseren of informeren betreffende het beleid rondom het omgaan met ongewenst gedrag binnen de vereniging.
2. Bereikbaarheid
   Er kan via mail of telefoon contact met de vertrouwenspersoon worden opgenomen. De vertrouwenspersoon dient altijd binnen twee dagen te reageren op een melding. Bij afwezigheid van de vertrouwenspersoon, zie punt 8.
3. Werkzaamheden vertrouwenspersoon
   De vertrouwenspersoon zal in eerste instantie altijd een luisterend oor bieden. Zo nodig zal de situatie waarover je contact hebt opgenomen in kaart worden gebracht. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon verduidelijken welke mogelijke stappen ondernomen kunnen worden en nagaan of je daarbij hulp nodig hebt, in welke vorm en van wie. Verder kan de vertrouwenspersoon je adviseren, bemiddelen maar ook doorverwijzen naar een andere (hulpverlenende) instantie. Zo nodig kan de vertrouwenspersoon nazorg bieden.
4. Inschakelen andere organisaties of personen
   Als de ontstane situatie waarover een Sliedrecht Sport lid contact heeft gehad met de vertrouwenspersoon hiertoe aanleiding geeft, kan alleen na schriftelijke toestemming van betrokkene een derde partij worden ingeschakeld.
5. Privacy en geheimhouding
   De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en zorgt voor de bescherming van jouw privacy. De geheimhouding duurt voort, ook wanneer je als lid van Sliedrecht Sport de vereniging hebt verlaten of als de vertrouwenspersoon zijn of haar functie beëindigt.
6. Verslaglegging
   De vertrouwenspersoon houdt een verslaglegging bij maar voorziet niet in actieve informatievoorziening naar derden. Van alle contacten zal een verslag worden gemaakt. Betreffende persoon kan op verzoek de verslaglegging, die op zijn of haar naam is aangemaakt, inzien. Hij of zij kan informatie laten toevoegen aan de verslaglegging indien dit relevant wordt geacht. Mocht er sprake zijn van een meningsverschil over de inhoud van de verslaglegging dan blijft de oorspronkelijke rapportage van de vertrouwenspersoon altijd aanwezig in het dossier maar kan een aanvulling van betrokkene worden toegevoegd. Het bijhouden van het verslag gebeurt in digitale vorm, waarbij door afscherming met een wachtwoord zorg gedragen wordt dat geen ander dan de vertrouwenspersoon deze gegevens kan inzien en muteren.
7. Verantwoording
   Uiterlijk een week voor de laatste bestuursvergadering van het seizoen zal de vertrouwenspersoon schriftelijk rapporteren aan de voorzitter van het bestuur van Sliedrecht Sport. Dit verslag zal geanonimiseerd zijn waarbij er niet op persoon of team kan worden herleid. In dit verslag staat de aard van de melding en de wijze van afhandeling of de mededeling dat de casus nog niet is afgerond.
8. Vervanging bij afwezigheid vertrouwenspersoon
   In principe wordt bij afwezigheid niet voorzien in vervanging. Op de website van Sliedrecht Sport zal duidelijk kenbaar worden gemaakt dat er bij afwezigheid van de vertrouwenspersoon of het uitblijven van respons binnen twee dagen naar aanleiding van een hulpvraag, geadviseerd wordt een coach, een bestuurslid of eventueel derden in te schakelen als langer wachten geen optie is.
9. Aangifte
   Wanneer ongewenst gedrag bestaat uit strafbare feiten die beschreven staan in het Wetboek van Strafrecht (bijvoorbeeld aanranding, mishandeling, verkrachting of diefstal) of vermoeden hiervan, is de vertrouwenspersoon gerechtigd om dit kenbaar te maken bij een daarvoor ingesteld meldpunt. Het slachtoffer moet zelf aangifte doen bij de politie. Hierbij kan de vertrouwenspersoon eventueel een begeleidende rol hebben.
10. Vergoeding
    Er wordt door Sliedrecht Sport geen structurele vergoeding uitgekeerd voor de werkzaamheden die de vertrouwenspersoon verricht. Bij aantoonbaar gemaakte kosten zal een vergoeding naar rato worden uitgekeerd.
11. Aanstellen vertrouwenspersoon
    Het heeft de voorkeur vertrouwenspersonen aan te stellen met enige afstand van de vereniging. Om de toegankelijkheid zo hoog mogelijk te maken worden twee personen aangesteld: een man en een vrouw. De personen worden door de vrijwilligerscommissie in overleg met het bestuur aangesteld.